幫助你大大提升工作效率的6個(gè)小習(xí)慣
初入職場(chǎng)，往往要經(jīng)歷一段工作的“混亂期”。許多人會(huì)有這樣的困惑：工作量大，還有那么多瑣碎的行政事務(wù)怎么做得完？
初入職場(chǎng)，往往要經(jīng)歷一段工作的“混亂期”。許多人會(huì)有這樣的困惑：工作量大，還有那么多瑣碎的行政事務(wù)怎么做得完？每當(dāng)接到一個(gè)工作任務(wù)，不知從何下手？不知如何做職場(chǎng)中的時(shí)間管理？其實(shí)，養(yǎng)成了以下好習(xí)慣就能大大提高工作效率。
1.一份流程指引減少行政事務(wù)“糾纏”
作為新人，初期不可避免需要承接許多事務(wù)性工作。這些工作瑣碎，每天耗時(shí)長(zhǎng)，較難沉淀工作價(jià)值。起初，我每天疲于應(yīng)對(duì)這些事務(wù)性工作，占據(jù)了大量時(shí)間精力，工作成就感極低。后來(lái)發(fā)現(xiàn)了一個(gè)小技巧，這些事務(wù)性工作大多是重復(fù)性的有規(guī)律的。雖然在公司層面也有流程指引，但細(xì)分到部門(mén)還是有所區(qū)別，那么我為何不將工作流程指引梳理出來(lái)呢？這個(gè)決定很明智，我花了一個(gè)小時(shí)將手上的行政事務(wù)性工作進(jìn)行分類，將工作流程指引梳理出來(lái)。這樣的好處是以后遇到同樣的事情，或者其他人咨詢這類事情，只要看我的流程指引就能一目了然，大大節(jié)省了時(shí)間。
2.一份通訊錄讓你找對(duì)人，事半功倍
企業(yè)越大、溝通成本越高，這是大企業(yè)的通?。河袝r(shí)接到一項(xiàng)工作任務(wù)，要打2-3個(gè)電話，幾經(jīng)周折才能問(wèn)到對(duì)的人。
隨著工作模塊增多，工作涉及的部門(mén)增多，對(duì)外供應(yīng)商接洽，對(duì)內(nèi)各類事項(xiàng)需要大量溝通。通過(guò)對(duì)工作的階段性分析發(fā)現(xiàn)，溝通耗費(fèi)了大量時(shí)間，影響工作效率。所以，我用思維導(dǎo)圖制作了一張常用的通訊錄，以部門(mén)、具體負(fù)責(zé)的工作事項(xiàng)為一級(jí)主題，以聯(lián)系方式為子主題。貼在辦公桌面，定期更新。這份通訊錄與公司總通訊錄的區(qū)別在于，它聚焦個(gè)人的工作內(nèi)容，簡(jiǎn)潔明了。事實(shí)證明這張思維導(dǎo)圖很有效。每當(dāng)同事或上司詢問(wèn)我xx事情要找誰(shuí)的時(shí)候，我都能快速準(zhǔn)確地告知他們。后來(lái)，這張通訊錄在組內(nèi)共享使用。
3.開(kāi)展工作的邏輯比馬上行動(dòng)更重要
在職場(chǎng)中，總有一類人：不經(jīng)過(guò)思考，別人讓他做什么就做什么，別人一說(shuō)要做什么工作，想都不想馬上去做，尤其是工作一忙碌起來(lái)更是沒(méi)了分寸。 這樣的后果是要不工作方向錯(cuò)了做無(wú)用功，要不就是對(duì)全盤(pán)沒(méi)有全面的考慮進(jìn)展不下去，更有甚者，經(jīng)常做一下問(wèn)一下上司，做一下又問(wèn)一下上司。
一開(kāi)始我也做得不好，后來(lái)漸漸形成了自己開(kāi)展工作的一套邏輯：每當(dāng)接到一項(xiàng)工作，我一定會(huì)先了解項(xiàng)目的背景或拿到方案先看一遍方案（如果事情太小則不需要）。
然后，弄清楚why：為什么要做這項(xiàng)工作。要與上司確認(rèn)預(yù)期要達(dá)到的目標(biāo)，這一點(diǎn)說(shuō)起來(lái)容易做起來(lái)并不容易。它直接決定你的工作方向?qū)Σ粚?duì)。
what：基于這個(gè)目標(biāo)，我會(huì)看看需要做哪些工作，哪些是優(yōu)先做的，哪些沒(méi)有那么緊急的，哪些是直接對(duì)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)起到關(guān)鍵作用的。
who：每一項(xiàng)工作我需要找到誰(shuí)來(lái)做，尋找對(duì)的責(zé)任人很重要。這時(shí)，我會(huì)結(jié)合自己的通訊錄，請(qǐng)教其他同事，快速找到對(duì)的人。
when：每一項(xiàng)工作時(shí)間節(jié)點(diǎn)是什么，這個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)要明確告知你要溝通的這個(gè)who，而不是你一個(gè)人知道就算了。
where：不僅僅是指地點(diǎn)，還可以問(wèn)問(wèn)自己做這項(xiàng)工作在什么地方執(zhí)行更合適？
how：我要怎樣開(kāi)展這些工作才能達(dá)成目標(biāo)？我要怎樣做才能讓其他責(zé)任人優(yōu)先處理我的工作？如果上司或上司的上司來(lái)開(kāi)展這項(xiàng)工作，他們會(huì)怎么做？
5W1H看似簡(jiǎn)單，卻有許多人在實(shí)際的工作場(chǎng)景中做不到，或者用不好。而就是這一個(gè)簡(jiǎn)單的邏輯結(jié)構(gòu)，讓我的工作更有成效。
4.不要低估了工作計(jì)劃和總結(jié)的作用
有人一聽(tīng)工作計(jì)劃和總結(jié)就覺(jué)得厭煩，覺(jué)得寫(xiě)了對(duì)工作沒(méi)有起到作用。其實(shí)，它有沒(méi)有用，關(guān)鍵是在于你怎么去用它。如果你是被迫寫(xiě)，只是為了交差完成工作任務(wù)，你會(huì)覺(jué)得它很占用的時(shí)間。
并沒(méi)有人讓我一定要寫(xiě)計(jì)劃和總結(jié)，然而這個(gè)小小的習(xí)慣讓我的全局思維越來(lái)越強(qiáng)，讓我的工作更有成就感。例如，每當(dāng)接到一個(gè)項(xiàng)目，寫(xiě)完方案之后，我做的第一件事情就是把整個(gè)項(xiàng)目后續(xù)的推進(jìn)計(jì)劃做出來(lái)，好處是當(dāng)上司當(dāng)別人詢問(wèn)我接下來(lái)的安排時(shí)，我已經(jīng)提前了很多個(gè)八拍。有了這份計(jì)劃，不管到了項(xiàng)目的哪個(gè)階段，我都能清楚自己要做什么。
又如，如果是進(jìn)行到項(xiàng)目某個(gè)環(huán)節(jié)，我會(huì)做一張簡(jiǎn)潔的思維導(dǎo)圖，把這個(gè)環(huán)節(jié)所有籌備工作事項(xiàng)列出來(lái)，每完成一項(xiàng)就打勾刪除，沒(méi)有完成的繼續(xù)推進(jìn)。另外，我每周一早上會(huì)根據(jù)項(xiàng)目整體計(jì)劃，花半小時(shí)時(shí)間制定本周工作計(jì)劃。每周五下班之前花15分鐘做本周總結(jié)。一個(gè)月下來(lái)，這張導(dǎo)圖就會(huì)形成一份月度周計(jì)劃和周總結(jié)。接下來(lái)，我會(huì)做一個(gè)動(dòng)作，將它郵件發(fā)給我的上司，讓她了解我的工作狀態(tài)，創(chuàng)造她指導(dǎo)我的機(jī)會(huì)，增進(jìn)與她的溝通。
不要認(rèn)為上司不找你，你就不找她。主動(dòng)溝通工作，會(huì)讓你獲益匪淺。而要做到有效地與上司溝通，前提是你對(duì)自己的工作十分清楚，計(jì)劃和總結(jié)顯得尤為重要。
5.懂得抬頭“探路”而不只是低頭做事
通常說(shuō)職場(chǎng)中的時(shí)間管理，大家自然而然會(huì)想到四象限法和番茄工作法。然而有許多小習(xí)慣也能幫助我們進(jìn)行時(shí)間管理。
例如多留意身邊的老同事是如何開(kāi)展工作的，如何溝通，如何處理各類棘手問(wèn)題的。多向他們請(qǐng)教交流，你會(huì)打開(kāi)思路，找到更快速更有效的方法。有人也許會(huì)問(wèn)，平時(shí)工作中不好意思打斷別人，不知怎么請(qǐng)教別人才合適，怎么辦？其實(shí)，有許多機(jī)會(huì)可以把握。例如中午吃飯時(shí)間，多和同事一起吃飯，放松閑聊的時(shí)間會(huì)讓你有意想不到的收獲。平時(shí)在辦公室還可以多了解別人負(fù)責(zé)什么工作，多從他們的工作中吸取經(jīng)驗(yàn)。大膽請(qǐng)教別人，會(huì)讓對(duì)方有成就感，同時(shí)可以讓我們少走彎路，提高效率。
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6.你不可忽視的電腦桌面
作為職場(chǎng)人士，可以說(shuō)電腦就是你最重要的辦公硬件。有人一打開(kāi)電腦桌面令人渾身“雞皮疙瘩”，密密麻麻的文件，令人眼花繚亂（如果你不幸躺槍還請(qǐng)?jiān)彛?br />
以前，我的桌面雖然不至于密密麻麻的文件，但也經(jīng)常遇到要什么文件都找不到的情況?，F(xiàn)在，我安裝了一個(gè)好用的軟件工具叫“搜狗壁紙”，它不僅可以定期更換電腦壁紙，換一種心情，而且可以快速幫你“收拾”桌面。
現(xiàn)在我的電腦桌面一目了然，左手邊有三個(gè)文件筐：一個(gè)是常用的辦公軟件，主要是office，思維導(dǎo)圖，我的電腦等快捷鍵。第二個(gè)是本周正在處理的文件，每處理完一個(gè)就移動(dòng)至E盤(pán)中相應(yīng)的文件夾。第三個(gè)是通訊錄文件夾，重點(diǎn)工作的文件資料夾，也就是每天工作中使用頻率最高的文件。桌面右手邊會(huì)有一個(gè)電子日歷，可以添加會(huì)議日程，待辦事項(xiàng)，起到備忘和提醒的作用。每天看到這樣的電腦桌面，心情好，工作效率也更高。
工作中的好習(xí)慣，并非有誰(shuí)天生就有。而是做一個(gè)有心人，時(shí)常反思和優(yōu)化自己的工作，在不斷探索中養(yǎng)成好習(xí)慣。那么，提高工作效率就是水到渠成的事！以上6個(gè)小習(xí)慣都是我對(duì)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，你也不妨挑幾個(gè)試試，也許會(huì)有意想不到的收獲哦！
